Het inrichten van het Capaciteit Dashboard
Het capaciteitsdashboard geeft inzicht in de capaciteitsvraag versus beschikbare capaciteit welke iedere nacht opnieuw wordt berekend op basis van gegenereerde conceptplanningen in de toekomst en definitieve planningen.
Middels dit dashboard is zichtbaar hoeveel uren er zijn gepland op een locatie, bij een discipline en bij een individuele medewerker ten op zicht van de beschikbaarheid.
Het inrichten van het Capaciteit Dashboard
Je begint met het instellen van de doelen bij iedere medewerker.
De planner heeft deze functionaliteit, en de medewerker kan dit zelf ook aanpassen.
Productiviteit:
Ga naar een medewerker en klik rechtsboven in de tegel doelen op doelen aanpassen -->.
Vervolgens kom je in onderstaand scherm:
Vul hier in welk percentage een medewerker productief dient te zijn.
Het percentage ligt meestal tussen de 80/90% productief en 20/10% niet productief.
Dit kan per medewerker verschillend zijn, dat ligt vaak aan de neventaken van een medewerker.
Bijvoorbeeld een medewerker die vaak deelneemt aan projectgroepen en/of overleggen daarbij zal het percentage productief minder zijn.
Waanneer het productieve getal gevuld is zal automatisch het vakje bij niet productief met het overgebleven percentage gevuld worden.
Let op: Zorg er voor dat je bij het invullen van de doelen ook het vinkje uit hebt staan bij "Niet meenemen in de Prio medewerker suggestie berekening" bij de algemene gegevens van de medewerker. Wanneer dit vinkje wel aan staat worden de productieve en niet productieve uren meegenomen naar het dashboard.
Het kan natuurlijk wel voorkomen dat de productiviteit van bijvoorbeeld een stagiaire niet meegenomen dient te worden, zet dan het vinkje aan bij deze optie.
Voor beide opties ga je naar de algemene gegevens van betreffende medewerker en daar zet je het vinkje aan of uit.
Cliënt gebonden activiteiten:
“Cliënt gebonden activiteiten” zijn de werkzaamheden die direct betrekking hebben op de cliënt, zoals bijvoorbeeld zorg en behandeling. Om het percentage van de directe en indirecte cliënt gebonden tijd te bepalen, moet je eerst de totale hoeveelheid tijd die aan deze activiteiten wordt besteed vaststellen. Dit is al gebeurt bij het inrichten van een activiteit.
Vervolgens: stel dat een medewerker 40 uur per week werkt, en daarvan zijn 28 uur directe cliënt gebonden activiteiten (zoals gesprekken met de cliënt of behandelingen) en 12 uur indirecte activiteiten (zoals administratie of teamvergaderingen). Dan is de berekening als volgt:
Directe cliënt gebonden tijd: ( 28:40 ) x 100 = 70% )
Indirecte cliënt gebonden tijd: ( 12:40 ) x 100 = 30% )
Dus, 70% van de tijd is direct cliënt gebonden en 30% is indirect.
Wanneer beide grafieken uiteindelijk gevuld zijn met de juiste percentages dan ziet dit er zo uit:
Capaciteit dashboard
(Startpagina - Capaciteitsmanagement - Capaciteit dashboard)
Voor het Capaciteit dashboard ga je naar de startpagina, klik op de tegel Capaciteitsmanagement en vervolgens de tegel Capaciteit dashboard.
Hieronder uitleg wat de verschillende grafieken laten zien.
Standaard wordt dit overzicht geopend met 3 weken planning, de huidige week en de 2 volgende weken.
Dit kun je zelf aanpassen, dus wanneer je week 19 wilt bekijken dan sleep je het balkje naar de 19.
Op dit moment kun je niet meer dan 4 weken vooruit kijken.
In het filter naast de in te stellen weken kun je filteren op locatie, discipline en medewerkers.
Formatie
In het overzicht formatie zie je 3 grafieken.
De eerste grafiek wordt gevuld met de vraag, dit zijn de uren die uit de behandelprogramma's van de cliënten komen. Daarnaast wordt het budget getoond zoals bij discipline ingevuld. Dit zijn de uren waarop de medewerkers inplanbaar zijn.
De tweede grafiek wordt gevuld met de uren van de medewerkers die in de doelen vastgelegd zijn, in dit geval de productieve en niet productieve uren.
De derde grafiek geeft de planning van de medewerkers weer. Dit zijn de uren zoals in de agenda van de medewerker is aangegeven, hier zijn dan alle niet inplanbare uren in meegenomen. Niet inplanbare uren kunnen bijvoorbeeld de inleestijd, administratietijd, lunchtijd, koffie pauze enz. Je ziet de productieve, niet productieve en nog inplanbare uren terug in deze grafiek.
Instroom cliënten
Deze grafiek laat zien of en hoeveel cliënten in zorg zullen gaan komen in de week of weken die je geselecteerd hebt.
In dit geval heb ik week 15 geselecteerd en in week 15 laat dit overzicht zien dat er 1 cliënt in zorg gaat komen.
Discipline
In het overzicht disciplines krijg je alle disciplines te zien die in week 18 ingezet zijn voor de organisatie.
Hier kun je bijvoorbeeld 1 discipline selecteren en dan zullen alle voorgaande overzichten enkel de grafieken met gegevens tonen van die discipline.
Wanneer ik enkel de discipline fysiotherapie heb geselecteerd dan ziet het er als volgt uit:
Door met je muis boven de blauwe, groene, zwarte of licht blauwe balk te gaan staan komen de uren in beeld.
De blauwe balk geeft de contracturen weer, in dit geval alle contracturen van de discipline Fysiotherapie zoals zijn ingevuld in de agenda van de medewerkers met de beschikbare uren. (zie opm. 1.)
De groene balk geeft de productie weer, de productieve uren zoals gepland staan voor week 18, dit zijn bijvoorbeeld de uren uit het behandelprogramma van een cliënt of losse afspraken.
De zwarte balk geeft de niet inplanbarheid aan uren weer, bijvoorbeeld de overleggen, projecten, verlof enz.
En de licht blauwe balk geeft de inplanbaarheid weer, hoeveel tijd hebben de behandelaren "open" staan in hun agenda voor behandelingen.
Medewerkers
In dit overzicht kun je filteren op medewerker.
Wanneer je dit doet zullen alle grafieken aantonen wat betrekking heeft op die ene medewerker.
Zo ziet dit er dan uit:
In de bovenste grafiek zie je de formatie, dit is nu gefilterd op 1 enkel medewerker.
De uren die worden weergegeven in de groene grafiek bij het formatie overzicht zijn de productieve uren van de medewerkers, in dit voorbeeld de productieve uren van de discipline Fysiotherapie en in het zwart worden de niet productieve uren weergegeven.
In de licht blauwe grafiek staan de inplanbare uren vermeld, dit zijn de uren die in de agenda van de medewerker "open" gezet zijn voor cliënt tijd.
Opm. 1.
Let op: Vergeet niet na het aanpassen van contracturen in de agenda (meer of minder beschikbaarheid) van een medewerker dat je dit niet direct op het capaciteitsdashboard ziet, je moet hiervoor wel rechts bovenin op "opnieuw berekenen" klikken.
Automatisch wordt dit 1 x daags gedaan en wanneer je tussentijds zelf iets aanpast moet je deze actie dus zelf uitvoeren.
Related Articles
Ruimte inzicht en capaciteit, video
In deze video wordt getoond hoe je inzicht kunt hebben in de planning van een ruimte tijdens het afhandelen van knelpunten. Klik op deze link om de video te bekijken ruimte inzicht en capaciteitWijzigen van het behandelprogramma
Wijzigen van het behandelprogramma van de cliënt Wijziging vanaf volgende week van frequentie of duur Klik op bij de betreffende behandeling Vul in het scherm het aantal maal, patroon (iedere week, iedere 2 weken), het aantal minuten en de ...Wijzigen van het behandelprogramma, video
In deze video wordt het wijzigen van het behandelprogramma toegelicht. Klik op deze link om de video te bekijken wijzigen van het behandelprogrammaHet basisprincipe van Roosterplatform, video
In deze video wordt het basisprincipe van Roosterplatform uitgelegd. Klik op deze link om de video te bekijken basisprincipe RoosterplatformPlanregel #86 Inplannen op dag X van het behandelprogramma
Planregel #86 Met deze planregel kun je aangeven op welk moment een activiteit uit het behandelprogramma gepland moet worden. In te stellen variabelen zijn: - locatie - activiteit - getal (welke dag van het behandelprogramma) - wel of niet op dat in ...