Het inrichten van het Capaciteit Dashboard

Het inrichten van het Capaciteit Dashboard



Het inrichten van het Capaciteit Dashboard 

Je begint met het instellen van de doelen bij iedere medewerker. 

Productiviteit: 
Ga naar een medewerker en klik rechtsboven in de tegel doelen op doelen aanpassen -->. 
Vervolgens kom je in onderstaand scherm:

 


De eerste vraag is: Bepaal van de bruto productiviteit hoeveel percentage productief moet zijn. 
Het percentage ligt meestal tussen de 80/90% productief en 20/10% niet productief. 
Dit kan per medewerker verschillend zijn, dat ligt vaak aan de neventaken van een medewerker.
Bijvoorbeeld een medewerker die vaak deelneemt aan projectgroepen en/of overleggen daarbij zal het percentage productief minder zijn.
Waanneer het productieve getal gevuld is zal automatisch het vakje bij niet productief met het overgebleven percentage gevuld worden.

Standaard staan deze doelen op 75% bruto productiviteit waarvan 90% productief en 10% niet productief.
Wanneer je hier andere getallen in wilt voeren doe je dit als volgt: 
 
Let op: Zorg er voor dat je bij het invullen van de doelen het vinkje uit hebt staan bij "Niet meenemen in de Prio medewerker suggestie berekening". Wanneer dit vinkje wel aan staat worden de productieve en niet productieve uren meegenomen naar het dashboard.
Het kan natuurlijk wel voorkomen dat de productiviteit van bijvoorbeeld een stagiaire niet meegenomen dient te worden, zet dan het vinkje aan bij deze optie.
Voor beide opties ga je naar de algemene gegevens van betreffende medewerker en daar zet je het vinkje aan of uit.



Cliënt gebonden activiteiten:
“Cliënt gebonden activiteiten” zijn de werkzaamheden die direct betrekking hebben op de cliënt, zoals bijvoorbeeld zorg en behandeling. Om het percentage van de directe en indirecte cliënt gebonden tijd te bepalen, moet je eerst de totale hoeveelheid tijd die aan deze activiteiten wordt besteed vaststellen. Dit is al gebeurt bij het inrichten van een activiteit.

Vervolgens: stel dat een medewerker 40 uur per week werkt, en daarvan zijn 28 uur directe cliënt gebonden activiteiten (zoals gesprekken met de cliënt of behandelingen) en 12 uur indirecte activiteiten (zoals administratie of teamvergaderingen). Dan is de berekening als volgt:
Directe cliënt gebonden tijd: ( 28:40 ) x 100 = 70% )
Indirecte cliënt gebonden tijd: ( 12:40 ) x 100 = 30% )
Dus, 70% van de tijd is direct cliënt gebonden en 30% is indirect. 

Wanneer beide grafieken uiteindelijk gevuld zijn met de juiste percentages dan ziet dit er zo uit:




Capaciteit dashboard
(Startpagina - Capaciteitsmanagement - Capaciteit dashboard)

Voor het Capaciteit dashboard ga je naar de startpagina, klik op de tegel Capaciteitsmanagement en vervolgens de tegel Capaciteit dashboard.
Hieronder uitleg wat de verschillende grafieken laten zien.

Standaard wordt dit overzicht geopend met 3 weken planning, de huidige week en de 2 volgende weken.
Dit kun je zelf aanpassen, dus wanneer je week 19 wilt bekijken dan sleep je het balkje naar de 19.
Op dit moment kun je niet meer dan 4 weken vooruit kijken.
In het filter naast de in te stellen weken kun je filteren op locatie, discipline en medewerkers.



Formatie
In het overzicht formatie zie je 3 grafieken.
De eerste grafiek wordt gevuld met de vraag, dit zijn de uren die uit de behandelprogramma's van de cliënten komen. Daarnaast wordt het budget getoond zoals bij discipline ingevuld.
De tweede grafiek wordt gevuld met de uren van de medewerkers die in de doelen vastgelegd zijn, in dit geval de productieve en niet productieve uren.
De derde grafiek geeft de inplanbaarheid in van de medewerkers. Dit zijn de uren zoals in de agenda van de medewerker is aangegeven, hier zijn dan alle niet inplanbare uren in meegenomen. Niet inplanbare uren kunnen bijvoorbeeld de inleestijd, administratietijd, lunchtijd, koffie pauze enz.  




Instroom cliënten
Deze grafiek laat zien of en hoeveel cliënten in zorg zullen gaan komen in de week of weken die je geselecteerd hebt.
In dit geval heb ik week 15 geselecteerd en in week 15 laat dit overzicht zien dat er 1 cliënt in zorg gaat komen.



Discipline
In het overzicht disciplines krijg je alle disciplines te zien die in week 15 ingezet zijn voor de organisatie.
Hier kun je bijvoorbeeld 1 discipline selecteren en dan zullen alle voorgaande overzichten enkel de grafieken met gegevens tonen van die discipline.
Wanneer ik enkel de discipline fysiotherapie heb geselecteerd dan ziet het er als volgt uit:



Door met je muis boven de donker blauwe, licht blauwe of groene balk te gaan staan komen de uren in beeld.
De donker blauwe balk geeft de contracturen weer, in dit geval alle contracturen van de discipline Fysiotherapie.
De licht blauwe balk geeft de productie weer, de productieve uren zoals gepland staan voor week 15.
En de groene balk geeft de inplanbaarheid weer, hoeveel tijd hebben de behandelaren "open" staan in hun agenda voor behandelingen.

Medewerkers
In dit overzicht kun je filteren op medewerker.
Wanneer je dit doet zullen alle grafieken aantonen wat betrekking heeft op die ene medewerker.
Zo ziet dit er dan uit: 



In de bovenste grafiek zie je de formatie, dit is nu gefilterd op 1 enkel medewerker.
De uren die worden weergegeven in de groene grafiek bij het formatie overzicht zijn de productieve uren van de medewerkers, in dit voorbeeld de productieve uren van de discipline Fysiotherapie en in het zwart worden de niet productieve uren weergegeven.
In het zacht blauwe grafiek staan de inplanbare uren vermeld, dit zijn de uren die in de agenda van de medewerker "open" gezet zijn voor cliënt tijd.
 






    • Related Articles

    • Ruimte inzicht en capaciteit, video

      In deze video wordt getoond hoe je inzicht kunt hebben in de planning van een ruimte tijdens het afhandelen van knelpunten. Klik op deze link om de video te bekijken ruimte inzicht en capaciteit
    • Wijzigen van het behandelprogramma

      Wijzigen van het behandelprogramma van de cliënt      Wijziging vanaf volgende week van frequentie of duur  Klik op  bij de betreffende behandeling   Vul in het scherm het aantal maal, patroon (iedere week, iedere 2 weken), het aantal minuten en de ...
    • Medewerker type behandelaar, mijn dashboard

      Wanneer je inlogt als medewerker van het type behandelaar, is rechtsboven de knop Mijn dashboard toegevoegd. Wanneer je hierop klikt, ga je naar je eigen medewerkers pagina. Wanneer je liever bovenaan de clienten ziet, kun je rechts op het ...
    • Planregel #86 Inplannen op dag X van het behandelprogramma

      Planregel #86 Met deze planregel kun je aangeven op welk moment een activiteit uit het behandelprogramma gepland moet worden. In te stellen variabelen zijn: - locatie - activiteit - getal (welke dag van het behandelprogramma) - wel of niet op dat in ...
    • Oefenen met het knelpuntenscherm

      Nr Stap 1 Neem de toelichting op het knelpuntescherm en het ingezoomd knelpunt door. 2 Concept planning genereren en checken inrichting en strategie Bijvoorbeeld Reden knelpunt: geen ruimte beschikbaar -> check of er een ruimte is ingericht waar deze ...