Het kan natuurlijk wel voorkomen dat de productiviteit van bijvoorbeeld een stagiaire niet meegenomen dient te worden, zet dan het vinkje aan bij deze optie.
Voor beide opties ga je naar de algemene gegevens van betreffende medewerker en daar zet je het vinkje aan of uit.
Cliënt gebonden activiteiten:
“Cliënt gebonden activiteiten” zijn de werkzaamheden die direct betrekking hebben op de cliënt, zoals bijvoorbeeld zorg en behandeling. Om het percentage van de directe en indirecte cliënt gebonden tijd te bepalen, moet je eerst de totale hoeveelheid tijd die aan deze activiteiten wordt besteed vaststellen. Dit is al gebeurt bij het inrichten van een activiteit.
Vervolgens: stel dat een medewerker 40 uur per week werkt, en daarvan zijn 28 uur directe cliënt gebonden activiteiten (zoals gesprekken met de cliënt of behandelingen) en 12 uur indirecte activiteiten (zoals administratie of teamvergaderingen). Dan is de berekening als volgt:
Directe cliënt gebonden tijd: ( 28:40 ) x 100 = 70% )
Indirecte cliënt gebonden tijd: ( 12:40 ) x 100 = 30% )
Dus, 70% van de tijd is direct cliënt gebonden en 30% is indirect.
Wanneer beide grafieken uiteindelijk gevuld zijn met de juiste percentages dan ziet dit er zo uit:
Capaciteit dashboard
(Startpagina - Capaciteitsmanagement - Capaciteit dashboard)
Voor het Capaciteit dashboard ga je naar de startpagina, klik op de tegel Capaciteitsmanagement en vervolgens de tegel Capaciteit dashboard.
Hieronder uitleg wat de verschillende grafieken laten zien.
Standaard wordt dit overzicht geopend met 3 weken planning, de huidige week en de 2 volgende weken.
Dit kun je zelf aanpassen, dus wanneer je week 19 wilt bekijken dan sleep je het balkje naar de 19.
Op dit moment kun je niet meer dan 4 weken vooruit kijken.
In het filter naast de in te stellen weken kun je filteren op locatie, discipline en medewerkers.
Formatie
In het overzicht formatie zie je 3 grafieken.
De eerste grafiek wordt gevuld met de vraag, dit zijn de uren die uit de behandelprogramma's van de cliënten komen. Daarnaast wordt het budget getoond zoals bij discipline ingevuld.
De tweede grafiek wordt gevuld met de uren van de medewerkers die in de doelen vastgelegd zijn, in dit geval de productieve en niet productieve uren.
De derde grafiek geeft de inplanbaarheid in van de medewerkers. Dit zijn de uren zoals in de agenda van de medewerker is aangegeven, hier zijn dan alle niet inplanbare uren in meegenomen. Niet inplanbare uren kunnen bijvoorbeeld de inleestijd, administratietijd, lunchtijd, koffie pauze enz.
Instroom cliënten
Deze grafiek laat zien of en hoeveel cliënten in zorg zullen gaan komen in de week of weken die je geselecteerd hebt.
In dit geval heb ik week 15 geselecteerd en in week 15 laat dit overzicht zien dat er 1 cliënt in zorg gaat komen.
Discipline
In het overzicht disciplines krijg je alle disciplines te zien die in week 15 ingezet zijn voor de organisatie.
Hier kun je bijvoorbeeld 1 discipline selecteren en dan zullen alle voorgaande overzichten enkel de grafieken met gegevens tonen van die discipline.
Wanneer ik enkel de discipline fysiotherapie heb geselecteerd dan ziet het er als volgt uit:
Door met je muis boven de donker blauwe, licht blauwe of groene balk te gaan staan komen de uren in beeld.
De donker blauwe balk geeft de contracturen weer, in dit geval alle contracturen van de discipline Fysiotherapie.
De licht blauwe balk geeft de productie weer, de productieve uren zoals gepland staan voor week 15.
En de groene balk geeft de inplanbaarheid weer, hoeveel tijd hebben de behandelaren "open" staan in hun agenda voor behandelingen.
Medewerkers
In dit overzicht kun je filteren op medewerker.
Wanneer je dit doet zullen alle grafieken aantonen wat betrekking heeft op die ene medewerker.
Zo ziet dit er dan uit:
In de bovenste grafiek zie je de formatie, dit is nu gefilterd op 1 enkel medewerker.
De uren die worden weergegeven in de groene grafiek bij het formatie overzicht zijn de productieve uren van de medewerkers, in dit voorbeeld de productieve uren van de discipline Fysiotherapie en in het zwart worden de niet productieve uren weergegeven.
In het zacht blauwe grafiek staan de inplanbare uren vermeld, dit zijn de uren die in de agenda van de medewerker "open" gezet zijn voor cliënt tijd.