Hieronder worden de algemene inrichtingsmogelijkheden en de uitleg voor het roosteren beschreven.

1️⃣ Beschikbaarheid instellen

Ga naar Inrichting > Beschikbaarheid.
Hier kun je een beschikbaarheid aanmaken die je later aan een dienst kunt koppelen.

Binnen de beschikbaarheid kun je het volgende instellen:

• Zet het vinkje Inplanbaar aan.
• Locatie: Geef aan waar de dienst plaatsvindt. Is de beschikbaarheid bijvoorbeeld bedoeld voor een online dienst, dan kun je dit hier aangeven.
• Alleen specifieke activiteiten: Selecteer welke activiteiten binnen deze beschikbaarheid mogen worden gepland. Hiermee voorkom je dat automatisch alle activiteiten binnen een dienst ingepland kunnen worden.

2️⃣ Diensten aanmaken

Ga naar Inrichting > Organisatie > Diensten bekijken.
Hier maak je de verschillende diensten aan. Het is ook mogelijk om een dienst vrij/ verlof aan te maken. Door dit te doen kun je onder andere voorkeursdagen van medewerkers inrichten.

Bij het aanmaken van een dienst stel je het volgende in:

• Naam: Dienst benaming. Voorbeeld: Dagdienst Online 
• Code: Vul een korte en duidelijke benaming in voor de dienst. Deze code is zichtbaar tijdens het roosteren, dus houd deze zo beknopt mogelijk zodat het rooster overzichtelijk blijft.
  Voorbeeld: Dagdienst Online → D-Online
• Tijden: Vul de tijden in waarop de dienst plaatsvindt. Deze tijden bepalen de beschikbaarheid van de medewerker, dus het is belangrijk om de volledige werktijden in te vullen.
  Voorbeeld: Werkt een medewerker van 08:30 tot 17:00 uur, dan voer je deze tijden in.
• Aantal uur: Geef het aantal arbeidsuren op.
  
• Type: Vul hier het type in dat van toepassing is 
• Beschikbaarheid: Koppel hier de beschikbaarheid die je eerder hebt aangemaakt (zie stap 1).
• Kleur: Je kunt een kleur aan de dienst toekennen. Deze kleur is zichtbaar in het rooster en helpt bij de herkenbaarheid.
  

3️⃣ Afdeling inrichten

Ga naar Inrichting > Afdeling.
Een rooster wordt altijd aangemaakt op een afdeling. Medewerkers kunnen alleen worden ingeroosterd wanneer zij een afdelingscontract hebben op de betreffende afdeling.
Meer informatie hierover vind je bij het kopje Instellingen per medewerker hieronder.

Je kunt hier:

• Gebruikmaken van een bestaande afdeling, of
• Een nieuwe afdeling aanmaken indien dat van toepassing is.

Binnen de afdeling kun je roosterregels toevoegen. Raadpleeg hiervoor de andere kennisbankartikelen.

4️⃣ Roosterdagdelen instellen

Blijf binnen Inrichting > Afdeling.
Bij Rooster dagdelen is het mogelijk om meerdere dagdelen aan te maken.

• Het is altijd belangrijk om minimaal een ‘dag’-dagdeel aan te maken.
• Indien er geen volledige dagdiensten zijn, maar alleen ochtend-, middag- of weekenddiensten, kun je aanvullende dagdelen aanmaken.

Let op: het gebruik van meerdere dagdelen maakt het rooster minder overzichtelijk. Is dit niet nodig, maak dan alleen een ‘dag’-dagdeel aan.

Daarnaast is het van belang om een Basis dienstenpatroon toe te voegen.
Hierin voeg je de diensten toe die van toepassing zijn en geef je aan hoeveel van deze diensten er per dag moeten zijn en op welke dagen zij moeten plaatsvinden.

Instellingen per medewerker

Ga naar de medewerker
Wanneer bovenstaande onderdelen zijn ingericht, moeten per medewerker nog een aantal instellingen worden gedaan. 

1. Ga naar Contracten > Afdeling contracten en voeg een + Afdeling contracten toe (indien deze nog niet bestaat).
   • Vul de afdeling in waarop geroosterd wordt.
   • Vul de discipline in die voor deze medewerker van toepassing is (de overige velden kun je leeg laten).
2. Ga naar Jaarurensystematiek (JUS) en voeg de JUS-uren toe voor het lopende jaar.
   • Bevind je je in november of december, dan is het aan te raden om ook alvast de JUS-uren voor het volgende jaar toe te voegen. Dit gebeurt niet automatisch.
3. Veel medewerkers hebben vaste vrije dagen of voorkeuren. Deze stel je in via Vaste dienst aanvragen.
   • Je kunt hier meerdere voorkeuren vastleggen.
   • Bij het maken van het rooster zie je deze diensten direct terug als gestreepte diensten. Dit betekent dat ze nog niet definitief zijn.
4. De aangevraagde diensten kun je definitief maken door het icoon Aangevraagde diensten accorderen aan te klikken en vervolgens de diensten te selecteren die je wilt goedkeuren.

Eerste rooster maken en dienstenrechten instellen

Wanneer alle bovenstaande punten correct zijn ingericht, kan het eerste rooster worden gemaakt.

Eenmalig is het belangrijk vast te leggen welke diensten medewerkers wel en niet mogen uitvoeren. Dit doe je via:

Rooster maken > + Nieuw rooster > Afdeling en periode invoeren > Werkpatroon medewerkers

• Klik op de medewerker.
• Stel per dienst (via het pijltje naar links of rechts) in welke diensten zijn toegestaan en welke niet.